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Assemblée générale des membres APS - 20 juin 2009

AGM APS 2009
Mardi, 07 Juillet 2009 19:59

Assemblée générale annuelle des membres de l’Association des propriétaires de Southière-sur-le-Lac

20 juin 2009

Le texte qui suit constitue un compte rendu non-officiel de l’AGM, contrairement au procès-verbal qui sera adopté par l’assemblée en juin 2010. L’objectif est de communiquer les informations aux membres qui n’ont pu assister à l’assemblée annuelle. Michel Lamontagne et Hubert Simard, qui était à l’extérieur le 20 juin, ont rédigé ce qui suit.

Comme par les années passées, la 34e assemblée annuelle des membres de l’APS a marqué le début de la saison estivale à Southière-sur-le-Lac. La participation des membres a été comparable à celle des années passées, avec une cinquantaine d’inscrits sur une liste de 349 membres.

L’ordre du jour était constitué des éléments habituels pour une assemblée annuelle d’un organisme à but non lucratif. La partie « parole aux membres » a cependant permis à ceux qui le désiraient de faire valoir leurs préoccupations. Les responsables des Loisirs ont livré un témoignage marquant sur la valeur de la pérennité de cette activité essentielle. Des membres associés au Club de tennis ainsi qu’à des organismes environnementaux ont informé l’assemblée sur la tenue d’activités ayant un intérêt pour notre communauté.

Michel Lamontagne, président du conseil d’administration de l’APS, a livré un rapport détaillé des activités de l’association. Pour la première fois, la présentation de documents électroniques à l’aide d’un projecteur a facilité la diffusion et la compréhension des informations. Les documents sont disponibles sur le site web.

Le président a profité de l’occasion pour rappeler la mission de l’association et le rôle de ses administrateurs :

  • Rôle fiduciaire : préserver adéquatement les actifs
  • Responsabilité de gestion : entretenir ces actifs
  • Obligation d’opérateur : fournir des services

Il a rappelé, entre autres, que les membres du conseil sont des bénévoles, imputables, cependant, à l’assemblée des membres.

L’actuel conseil a agi dans la continuité des orientations du conseil précédent, avec une distribution des responsabilités qui a été la suivante :

  • Le secrétariat était assumé par Gilles Lamoureux et Thérèse Crépeau. Un effort particulier a été fait pour assurer la gestion des archives et des documents de l’Association. Fait marquant et, à la suite d’une longue réflexion, une entente est intervenue avec Hubert Simard pour l’édition d’un webzine sur le site web de l’Association.
  • Du côté des finances, Jean-Claude Laferrière a continué à veiller à maintenir une gestion très serrée du budget, cette année encore, avec un surplus permettant de redresser la situation financière de l’Association à moyen terme. Le remboursement de la dette générée par l’acquisition de la chapelle se poursuit comme prévu et sera complété dans deux ans.
  • La gestion des contrats habituels (pelouses, haies, berges, sécurité, gérance), supervisée par Gilles Lamoureux, Jean-Claude Laferrière et Hervé Duff, n’a réservé que des surprises agréables sur les plans de l’exécution et du budget, la température maussade de l’été dernier ayant permis des épargnes imprévues. On déplore encore des actes de vandalisme, par exemple sur les pancartes d’identification à une des entrées de Southière-sur-le-Lac. Le président a fait appel à la vigilance et à la collaboration de tous à cet égard.
  • On a également procédé à l’évaluation environnementale des propriétés de l’Association ainsi qu’à leur piquetage par des arpenteurs professionnels, en vue de protéger les actifs de l’Association, de déterminer les empiétements et de pouvoir gérer ces questions de façon efficace et équitable.
  • André Beauchemin, Gérard Crépeau et Gilles Lamoureux ont assuré le suivi des opérations de surveillance et d’entretien des plages. Ils ont également procédé à l’émission des permis pour les embarcations et à la pose des bouées et de la rampe de mise à l’eau des embarcations à la petite plage. Un rappel a été lancé pour plus de vigilance relativement à la préservation de notre centaine d’arbres à la grande plage de manière à éviter le vandalisme toujours présent.
  • Dans le dossier de l’environnement, Hervé Duff a maintenu les relations avec les réseaux locaux tels que le Memphrémagog Conservation. Le 13 juin, il a piloté une activité de plantation sur les berges de la petite plage en compagnie d’une quinzaine de bénévoles. L’Association souscrit toujours aux meilleures pratiques en environnement, dans l’esprit de la résolution des membres à cet effet l’an dernier.
  • Les activités d’horticulture sont sous la responsabilité d’Hélène Mercadier. Elle a monté un système d’identification et de priorisation des tâches qui intègre harmonieusement et efficacement le travail des bénévoles. Des remerciements particuliers ont été adressés à Diane et Michel Laroche pour leur leadership dans l’organisation de la corvée annuelle des aiguilles et de l’implication des bénévoles.
  • Le centre communautaire relève de Hervé Duff qui voit à son entretien et à la location. Cette année encore, nous avons la chance d’avoir un locataire pour le logement à l’arrière. De nouveaux contrats types pour des activités ont été développés et ils sont disponibles sur le site web.
  • Les activités de loisir (camp de jour, tennis et pétanque) ont fait l’objet d’un suivi par Hélène Fortier. La tradition de l’épluchette de blé d’inde est maintenue et aura lieu le 15 août ou le lendemain en cas de pluie. Hélène Fortier en assume la responsabilité. Le dossier de la patinoire demeure ouvert avec un budget limité, mais conditionnel à l’implication de bénévoles, qui tardent à se manifester...

Enjeux

Le président a également attiré l’attention des membres sur les enjeux actuels.

Environnement

  • Le conseil, par l’entremise d’Hervé Duff, suit l’actualité, participe aux comités locaux et effectue des représentations avec l’objectif d’assurer le maintien de la qualité de l’environnement sur les propriétés de l’Association. La Ville de Magog a approuvé, entre autres, des règlements sur l’usage des fertilisants, des pesticides et aussi sur la revégétalisation des rives et la protection des bandes riveraines. L’Association se fait un devoir de les mettre en pratique et encourage ses membres à faire de même.
  • L’Association participe au Comité local du bassin versant du lac Memphrémagog avec l’objectif de produire un Plan directeur de l’eau qui répond aux besoins de la région. L’Association participe également au Forum régional sur les cyanobactéries.

PIIA
Le Plan d’implantation et d’intégration architecturale adopté par la Ville de Magog à la suite des travaux, des consultations et des représentations de l’Association fait l’objet d’un suivi et d’une évaluation avec l’objectif d’apporter des améliorations. Un dossier est disponible sur le site web.

Communications

  • Avec l’objectif d’améliorer les communications et la fréquence des envois, le conseil recherche activement la mise à jour des adresses de courriel des membres. Les changements au site web visent à donner un aspect plus dynamique au site tout en mettant en valeur des dossiers d’intérêt pour les membres. Des envois courriel plus fréquents aux membres leur permettront de se garder mieux informés.
  • Ces envois référeront au site web pour augmenter l’achalandage et susciter l’habitude d’y aller plus fréquemment. Les membres, avec le temps, auront accès à beaucoup plus d’information pertinente à leurs champs d’intérêt. Un forum d’échange, où ils pourront faire valoir ouvertement leurs points de vue sur une variété de sujets pertinents à la vie communautaire, sera également disponible.

Gouvernance

  • La participation des bénévoles demeure toujours une pierre d’assise de l’Association aussi bien pour assurer la cohésion de la communauté locale, pour assurer des services qui ne seraient pas disponibles autrement que pour contrôler les frais d’exploitation et d’entretien.
  • La transparence dans la prise des décisions et la communication des informations sera valorisée de manière à éviter des imbroglios.
  • La consolidation des archives historiques de l’Association est en cours et les anciens présidents ont déjà été sollicités pour aider à mener cette tâche à terme.
  • La préservation, l’entretien et le remplacement des actifs de l’association demeurent un sujet de préoccupation. Des mesures en cours permettront de s’assurer que les dépenses qui y sont associées soient prévisibles.

Conclusion du rapport du président

Michel Lamontagne a enfin exprimé la satisfaction du conseil relativement à la gestion des actifs et des services de l’Association pour l’année 2008-2009 : « Nous avons vécu une très bonne année sans crise majeure et nous avons pu répondre au défi budgétaire qui nous confrontait. Nous demeurons bien sûr à l’écoute et vous pouvez maintenant nous contacter facilement. » La liste et les coordonnées des responsables seront en ligne bientôt, ce qui contribuera à de meilleures communications et à une meilleure transparence.

États financiers et budget

Jean-Claude Laferrière, trésorier de l’Association, a présenté les états financiers de l’Association au 28 février 2009 tels que vérifiés par Gilles Simard, comptable agréé.

Sommairement :

  • Les revenus sont passés de 72 846 $ en 2008 à 77 550 $ en 2009
  • Les frais ont diminué de 70 353 $ en 2008 à 60 561 $ en 2009
  • Le surplus annuel a augmenté de 2 493 $ à 16 989 $

Sur le plan budgétaire, pour l’année en cours, des revenus de 76 150 $ sont prévus avec des dépenses estimées de 69 400 $, pour un surplus projeté de 6 750 $.

Les prévisions sont basées sur une cotisation annuelle de 140 $ à laquelle s’ajoute la cotisation spéciale de 40 $ à la suite de l’acquisition de la chapelle. Le remboursement de la dette pour cette acquisition se poursuit au rythme de 10 000 $/an et le solde n’est plus que de 20 000 $.

Fait notoire, grâce à nos surplus des dernières années, nous avons pu rembourser notre dette à court terme, qui avait été contractée pour répondre aux dommages causés à nos berges par les glaces et par le remplacement d’arbres ayant été vandalisés. Cet hiver, nous envisageons la possibilité de réduire de moitié l’utilisation de notre marge de crédit. Dans deux ans, si les surplus projetés se matérialisent, nous n’aurons plus besoin de recourir à notre marge de crédit. Nos placements mis en garantie contre cette marge seront libérés.

Les finances de l’Association sont donc saines et ces placements deviendront la réserve non affectée qu’une Association comme la nôtre doit conserver selon les normes établies de prudence.

Un membre a suggéré de présenter à l’avenir à l’assemblée annuelle une proposition budgétaire plus détaillée qui intègre une comparaison avec les années passées. Cette proposition a été bien reçue.

Élections au conseil d’administration

Comme prévu par les statuts de l’association, 4 postes devaient être pourvus. Ces postes étaient occupés par, Hélène Fortier, Hélène Mercadier, André Beauchemin et Hervé Duff. Hélène Fortier a choisi de ne pas se représenter.

Trois candidatures proposées par l’assemblée et trois administrateurs sortants ont finalement été mis en nomination. Les quatre personnes suivantes ont été élues au CA :

  • Hélène Mercadier
  • Chantal Roy
  • Hervé Duff
  • Gérard Crépeau

Des remerciements particuliers ont été adressés à nos deux membres sortants, en signalant leur contribution tangible… et en leur souhaitant de demeurer malgré tout des bénévoles actifs ! Hélène Fortier continuera donc de s’occuper de l’épluchette de blé d’Inde annuelle du mois d’août. André Beauchemin a accepté d’animer le forum d’échange sur le site web. Il verra à assurer le suivi des suggestions qui pourraient y être faites.

Période de questions

À la suite de l’élection des administrateurs, la parole a été donnée aux membres.

Pour faire suite à l’épuisement de la liste des intervenants, l’assemblée a été levée à 12h.
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