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Assemblée générale des membres APS - 25 juin 2011

Compte rendu de la rencontre de l’assemblée annuelle des membres et du conseil d’administration du 25 juin 2011

Les membres de l’Association des Propriétaires de Southière-sur-le-Lac sont, par la présente, convoqués à la 35e assemblée générale ordinaire de l’Association qui aura lieu le : samedi 25 juin 2011 à 9 h 30 au centre communautaire

ORDRE DU JOUR

  1. Quorum et ouverture de l’assemblée ;
  2. Présentation des nouveaux membres présents à l’assemblée ;
  3. Adoption de l’ordre du jour ;
  4. Adoption du procès verbal de l’assemblée générale du 26 juin 2010 ;
  5. Rapport du conseil d’administration pour l’année 2010-2011 ;
  6. Présentation des états financiers et approbation ;
  7. Rappel, présentation et adoption du budget 2011-2012
  8. Cotisation 2012-2013
  9. Proposition de modifications aux Règlements généraux et approbation
  10. Résolution concernant la zone 30 km ;
  11. Nomination des vérificateurs ou experts comptables ;
  12. Élection des administrateurs ;
  13. Rapports externes et parole aux membres
    1. Camp de jour
    2. Club de tennis,
    3. APARC et Memphrémagog Conservation (MCI)
    4. Questions des membres envoyées à l’avance
    5. Autres questions des membres
  14. Levée de l’assemblée.

Compte rendu du président Michel Lamontagne

La rencontre s’est déroulée de 9 :30 à 13 :20 en présence de 78 membres éligibles à voter et d’une vingtaine d’autres personnes.

D’entrée de jeu, le Président a souhaité la bienvenue à tous, demandé aux nouveaux membres de s’identifier, et a présenté les membres de l’exécutif ainsi que les contractuels de l’Association.

Chacun des membres du conseil sortant a présenté un rapport des activités relevant de sa responsabilité pour l’année écoulée. Il en ressort que tout s’est déroulé rondement et qu’un certain nombre de succès ont été signalés : la réfection de certaines bandes riveraines et la conclusion du débat qui entourait les modalités, les activités du Club de tennis, les activités du Camp de jour au centre communautaire, les activités de loisirs incluant la pétanque, les poches, le pique-nique en blanc et le tournoi de golf, l’opération de la patinoire, la réfection du cabanon de la grande plage et les défis habituels d’entretien des propriétés de l’APS à coût raisonnable et souvent même, avec du bénévolat.

Dans le dossier de l’environnement, Mr Duff souligne que la Ville de Magog vient de mettre sur pied un programme de subvention pour la renaturalisation des parcs/plages privés et que l’APS, suite aux efforts soutenus de notre conseiller municipal, Mr Robert Ranger, est maintenant admissible. Dans ce nouveau contexte, l’APS est à préparer une demande de subvention et la première phase de plantation à la Grande Plage est envisagée pour les 27 et 28 août prochains. Mr Duff lance un appel aux bénévoles pour cette activité.

Les états financiers vérifiés au 28 février 2011 ont été présentés et commentés par la trésorière, Mme Chantale Roy, à l’aide de quelques documents de support, le tout étant disponible sur le site web de l’APS. Les membres ont ratifié ces états financiers tels quels. Le budget 2011-2012 a été lui aussi ratifié tel quel et les membres se sont montrés satisfaits qu’avec la cotisation spéciale de 110$ pour 2010-2011, les 3 exercices financiers 2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013 se termineront cumulativement au 28 février 2013 en équilibre.

Mme Roy a ensuite expliqué l’importance pour une association comme l’APS d’avoir une réserve suffisante pour parer aux coups durs, et avancé que les dépôts à terme actuels de $30,000. n’étaient pas suffisant. S’en est suivi une discussion et les membres ont finalement convenu que la cotisation pour 2012-2013 devrait demeurer à $180., $150. pour les opérations courantes et $30. pour la réserve et les dépenses de nature capitale.. Les membres ont aussi convenu que les dépenses de nature capitale devraient être engagées à même la réserve appropriée.

Une série de résolutions ont été approuvées à au moins deux tiers des voix, modifiant les règlements généraux de l’APS à l’effet suivant :

  1. un nouveau préambule rappelant les intentions des fondateurs et le consensus actuel sur la raison d’être de l’APS ;
  2. des dispositions accommodant des modes de détention de propriété plus modernes, mais dans un cadre familial et non commercial ;
  3. des précisions quant au territoire donnant ouverture au droit d’être membre de l’APS ;
  4. de nouvelles dispositions concernant les chalets et logements additionnels ;
  5. une disposition permettant aux membres du conseil de participer par des moyens électroniques aux rencontres du conseil, et
  6. une modification permettant aux membres réunis en assemblée d’opter pour des auditeurs (anciennement appelés vérificateurs) ou des experts comptables pour la préparation des états financiers de fin d’année.

Concernant les chalets additionnels, les membres se sont exprimés sur leur préoccupation quant aux aspects commerciaux que les fondateurs de l’APS cherchaient à ne pas encourager au détriment de l’approche plus familiale privilégiée, et ont décidé que le nouveau conseil devra voir à former un comité ad hoc, qui devra faire rapport sur la question l’an prochain, et à ne pas prendre de décision entretemps qui, sur la base des modifications approuvées, ne privilégieraient pas une approche non- commerciale.

Les membres ont ensuite approuvé unanimement une résolution concernant l’implantation de la zone de 30 km sur le tout le territoire de Southière sur le Lac, laquelle faisait suite à des efforts d’un groupe de bénévoles très actifs. Les détails de la résolution et les documents pertinents se trouvent sur le site web de l’APS et ce support devrait aider les alliés de l’hôtel de Ville à convaincre les autorités provinciales.

Quatre postes étaient à pourvoir, soit ceux de Mmes Chantale Roy et Hélène Martel Mercadier, et MM Gérard Crépeau et Hervé Duff . Dix personnes ont été mises en candidature et les quatre suivantes ont accepté : Mmes Manon Lemay et Hélène Martel Mercadier, et MM Jacques Charbonneau et David Harbec.

La parole a ensuite été remise aux membres et a couvert les sujets suivants : les activités de Memphrémagog Conservation et leur assemblée annuelle au centre communautaire le 6 août prochain, et les activités du Club de tennis et du Camp de jour, dont les détails se trouvent aussi sur le site web de l’APS.

Les membres pourront prendre connaissance eux-mêmes des détails en visionnant l’enregistrement des délibérations de l’Assemblée annuelle sur le site web de l’APS.

Le nouveau conseil a convenu de se réunir le lendemain et le compte rendu de leurs décisions, de la répartition des responsabilités et du nom des officiers se trouve sur le site web de l’APS sous l’onglet Compte rendu du conseil du 27 juin 2011.

Je ne voudrais pas terminer ce bref rapport sans signaler la contribution des membres sortants du conseil, soit Mme Chantale Roy et MM Gérard Crépeau et Hervé Duff : l’année qui vient de s’écouler n’en a pas été une facile, mais elle n’aurait pas été le succès qu’elle a été sans la contribution des ces trois personnes : chacun a laissé sa marque à plus d’un titre bien sûr, mais on se rappellera de Chantale comme la pédagogue et l’experte des chiffres, d’Hervé comme notre sage conseiller sur les questions d’environnement, et de Gérard, comme « maître à tout faire », toujours prêt et disponible, et d’un grande générosité de cœur !

Michel Lamontagne,
Président de l’APS

Les documents

Ordre du jour AGM 2011
États financiers 2010 - 2011
Rapprochement APS 2010-2011
APS recettes-déboursés 2010-2011
Résolution RUES PARTAGÉES
APS projections 2011-2013

Les vidéos

Rapports des membres du conseil d’administration

Finances de l’association

Résolution RUES PARTAGÉES - ZONE 30

Élections